8 Langkah Inventory Management dalam Bisnis Kuliner.


"Bisnis lebih efisien artinya cuan makin nambah" .... Foodizz


Seperti sudah sering dibahas dalam artikel sebelumnya, persediaan (inventory) adalah salah satu komponen terbesar dalam bisnis kuliner yang harus dikelola dengan tepat dan cermat. Pengelolaan persediaan yang baik akan memiliki kontribusi yang siginifikan terhadap berbagai hal di bawah ini :

  • Mendukung Penjualan (menghindari ”lost sales”)

  • Harga Pokok Penjualan (COGS) yang efisien

  • Mengoptimalkan penggunaan uang / cashflow

  • Mengidentifikasi waste dan inefisiensi produksi

  • Kontrol atas kedatangan bahan baku sampai penggunaannya


Dengan berbagai kontribusi penting diatas sudah selayaknya pelaku bisnis kuliner memberikan perhatian khusus dan fokus untuk membenahi sistem persediaan, selain usaha-usaha yang pasti sudah dilakukan untuk mendatangkan konsumen secara kontinu. Berikut adalah langkah-langkah penting yang harus dilakukan untuk membangun inventory management yang baik :



1. Buat Master Data untuk Bahan Mentah / Kemasan & Supplier


Ingat prinsip dasar bahwa kalau kita tidak punya data, bagaimana kita bisa mengendalikan dan menganalisa sebuah proses. Setiap bisnis kuliner harus memiliki data yang lengkap dan rapi atas bahan mentah, kemasan, bahan pendukung lainnya, dan juga supplier. Data ini harus tercatat rapih minimal dalam bentuk catatan tabel excel. Isi dari master data ini adalah data-data penting yang akan digunakan dalam aktivitas operasi sehari-hari. Hal ini akan semakin penting lagi kalau cabangnya berkembang dan seiring dengan penggunaan teknologi pendukung dikemudian hari.



2. Hitung dan bangun fasilitas penyimpanan (gudang) sesuai dengan kebutuhan bahan baku

Setiap bisnis kuliner harus memiliki fasilitas penyimpanan yang memadai sesuai dengan besar dan perkembangan bisnis tersebut. Kebutuhan bahan baku per hari harus dihitung, termasuk seberapa sering frekuensi pembelianc/ kedatangannya, dan berapa lama stok persediaan akan disimpan didalam gudang. Kedua hal tersebut akan berpengaruh kepada perhitungan besarnya ruang / jumlah rak yang dibutuhkan.



3. Buat klasifikasi penyimpanan bahan baku yang terstruktur


Bahan baku harus disimpan dengan rapih dan terstruktur sehingga resiko rusak atau expired bisa dikurangi. Kita harus membuat standar klasifikasi bahan baku yang harus disimpan dalam chiller, freezer, atau bisa disimpan hanya dalam room temperature. Standar ini juga bisa dikaitkan dengan struktur kode bahan baku dalam master data yang kita buat sebelumnya.



4. Lakukan on-the-spot check atas kuantitas dan kualitas saat kedatangan bahan baku


Sudah selayaknya selain menghitung atau cross-check atas kuantitas kedatangan bahan baku, pada saat yang sama, melakukan cek atas kualitas. Mungkin tidak bisa dilakukan semuanya, minimal sampling, apalagi kalau kuantitas kedatangannya banyak. Ini penting untuk mencegah masalah setelah barang diterima. Selain itu penting juga membuat kesepakatan dengan supplier jika ditemukan adanya masalah kualitas bahan baku setelah diterima.



5. Lakukan proses monitoring order pembelian (Purchase Order - PO), penerimaan barang (Goods Receipt - GR), sampai dengan pembayaran (Payment)

Tiga rangkaian penting mulai dari pembelian bahan baku, penerimaan barang, sampai dengan pembayarannya harus dimonitor dengan baik dalam sebuah database yang terintegrasi. Kita harus punya catatan yang akurat atas kuantitas pembelian termasuk proses persetujuan pembelian, kapan dan siapa yang menerima saat bahan baku datang dari supplier, dan juga catatan atas tagihan dari supplier, sehingga kita bisa membayarnya dengan tepat waktu. Proses pembayaran hanya bisa dilakukan ketika kuantitas pembelian cocok dengan kuantitas penerimaan dan juga kuantitas yang tertera di tagihan (invoice) dari supplier, secara teknis rekonsiliasi antara ketiga kuantitas ini disebut dengen 3-way-matching.



6. Lakukan monitoring pergerakan persediaan (Inventory Movement) melalui kartu stock atau laporan persediaan


Setiap penerimaan dan pengeluaran/pengiriman bahan baku dari gudang harus dicatat dengan akurat dan tepat waktu. Buatlah penomoran rak, kartu stok, dan monitoring pergerakan bahan baku dengan rapih dan terstruktur. Semua harus tercatat dengan baik, termasuk berapa banyak kuantitasnya, kepada siapa bahan baku dikeluarkan, termasuk waktu dan otorisasi atas permintaan bahan baku.



7. Terapkan FEFO (First Expired First Out)


Terdengar sederhana, tapi sangat penting untuk mengurangi resiko bahan baku expired. Lakukan pengeluaran / pengiriman bahan baku dengan sistem first expired first out, artinya pengiriman / penggunaan bahan baku harus didasarkan atas bahan yang tanggal expirednya paling dekat. Syarat untuk melakukan hal ini tentunya berkaitan dengan poin-poin sebelumnya, dimana kita harus punya pencatatan dan sistem penyimpanan yang rapih.



8. Lakukan Penghitungan Persediaan (Stock Opname) setiap akhir periode


Untuk mengetahui berapa posisi / kuantitas persediaan di akhir periode dan juga penggunaan bahan aktual, sangat penting untuk setiap pebisnis kuliner untuk melakukan perhitungan persediaan (stock opname) yang rutin setiap akhir periode (minimal bulanan atau untuk bahan baku utama bisa dilakukan mingguan). Proses ini dilakukan untuk membandingkan antara catatan data dengan kondisi fisik aktual bahan baku. Bisa saja ada kehilangan yang terjadi dan tidak diketahui jika kita tidak melakukan stock opname secara rutin. Ini juga penting, dalam tahap selanjutnya, untuk mengetahui efisiensi penggunaan bahan baku dalam proses produksi.


Demikianlah 8 langkah dalam pengeloaan persediaan (inventory management), yang jika dilakukan dengan baik dan konsisten akan berkontribusi besar terhadap efisiensi bisnis kuliner yang juga akan berujung kepada cashflow yang lebih baik.

Jika foodpreneurs tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, silahkan baca artikel-artikel sebelumnya yang berkaitan dengan Supply Chain Management atau ikuti Supply Chain Management Mastery Class (atau e-Course) yang akan memberikan pemahaman yang lebih terperinci. Semoga bermanfaat untuk para fooodpreneurs!


Artikel lainnya terkait Supply Chain Management:

6 Tips Memilih Supplier di dalam Supply Chain Management

Mengenal Apa itu Supply Chain Management (SCM)

4 Peran Penting Supply Chain Management dalam Bisnis Kuliner


Buat temen ingin memperdalam atau tim nya lebih menguasai lagi tentang Supply Chain Management, jangan lewatkan E-COURSE Supply Chain Management Mastery. 2 Hari selama 6 jam dilengkap dengan Modul dan Dokumen pendukung yang bisa digunakan oleh Bisnis Kuliner Temen-temen secara. Silahkan cek di link ini


Foodizz

1st F&B Education Platform in Indonesia.

www.foodizz.id


#keepsharing

#keeplearning

#spreadknoweledge

#kulinerindonesia


*Buat temen-temen yang mau copas artikel silahkan ajah ga perlu minta izin asal mencantumkan sumber artikelnya, yaitu www.foodizz.id/blog. Yuk hargai karya dan usaha orang lain dalam membuat konten


Sumber Gambar: Unsplash.com


938 views0 comments

Previous Post

Baca berdasarkan Topik